Antes de ler este artigo sobre como ser mais produtivo, lembre-se sempre de ser gentil e simpático consigo mesmo e com os seus erros.
É a coisa mais importante deste artigo e se deve se lembrar de algo, é disso.
Ao amar-se e ter uma autoestima boa, vai ganhar asas e ser muito feliz!
Não pode esperar ser mais produtivo de um dia para o outro.
Provavelmente passou anos a cultivar os seus hábitos de trabalho, bons e maus, conscientes ou inconscientemente e, estes não vão mudar imediatamente.
Pequenos ajustes podem levar a mudanças mais duradouras, mas estas podem levar tempo e disciplina.
Quando se lê um artigo sobre produtividade como este, parece muito fácil pensar que é fácil. Mas não é.
Não estou a escrever isto de um ponto de vista especializado, mas sim de um colega na luta contra a distração.
Por isso, seja paciente e gentil em tempos difíceis e tente de novo.
1) Faça uma lista de ações razoáveis:
Não se sobrecarregue.
As listas de tarefas muitas vezes falham porque as tornamos demasiado complexas ou porque as tarefas são irregulares.
Algumas tarefas levarão tempo, outras não.
Isto cria um desequilíbrio na forma como distribuímos o nosso tempo.
O que acontece então é que a nossa lista de coisas a fazer torna-se então uma ferramenta de procrastinação. Sim, está certo.
Porque depois fazemos as coisas fáceis com calma, depois distraímo-nos com as coisas difíceis.
Não minta, já fez isto antes.
Então, a sua lista de trabalhos diários falha.
Aqui estão 3 estratégias para melhorá-lo e melhorar a produtividade.
Aqui estão alguns conselhos para vencer a procrastinação:
7 dicas para vencer a procrastinação
2) Define pequenos objetivos:
A cada novo projeto ou missão, pode-te parecer muito grande. Mas assim que começares a desabar e a perceberes o que pode ser feito, vais reparar como cada parte depende da outra.
Uma das coisas mais simples e práticas que pode fazer é dividir o seu projeto em tarefas menores.
Este método é o método de kaizen.
O método KAIZEN permite alcançar mudanças suaves na obtenção dos teus objectivos.
São pequenos passos feitos todos os dias com regularidade.
Um alpinista para chegar ao cume da montanha avança sempre com pequenos passos!
Um grande monumento começa sempre por uma primeira pedra e depois outras e assim, sucessivamente.
O conceito de método Kaizen ou melhoria contínua nasceu no Japão nas grandes empresas como a Toyota.
É um método usado por grandes empresas industriais para aumentar sua eficiência, sua produtividade e incentivar a inovação.
Pode ler o artigo todo para compreender e usar este método fantástico:
Quais são os elementos e bens necessários?
Com quem deve falar primeiro?
Quebre estes elementos antes mesmo de definir os prazos e, em seguida, calcule quanto tempo demorará a completá-los. Compreender o âmbito do que é solicitado, configurar as etapas e, em seguida, estimar o tempo necessário irá ajudá-lo a entender o que está a ser solicitado. Às vezes, o que parece ser um grande projeto não vai demorar muito tempo, ou vice-versa.
3) Concentre-se apenas num objetivo de cada vez:
Como se determina o que é importante?
Como é que a sua organização determina o que é importante?
Qualquer que seja a prioridade da sua empresa é o seu trabalho. Uma maneira de fazer isto é usar a regra 90-90-1. Também funciona se gerires uma equipa.
Eis o que se faz: passe os primeiros 90 minutos do seu dia durante 90 dias na tarefa mais importante. Sugerido pelo guru da HR Robin Sharma, vai concentrar as suas prioridades antes do dia realmente começar.
Também é muito conveniente. Não se trata de dedicar todo o seu tempo todos os dias a uma coisa.
Também pode configurar projetos para se focar neste objetivo único e garantir que ele cumpre os objetivos globais da sua empresa.
Por que deve passar os primeiros 90 minutos do seu dia por 90 dias no objetivo mais importante.
E isso vale para todas as áreas da sua vida.
Ao fazer o que é mais importante logo de manhã, já não procrastina e tem sempre a ideia que realizou muito todos os dias porque o mais difícil já está feito!
4) Analise o seu tempo para identificar padrões:
Analisar o seu tempo, mesmo que ninguém lhe peça para o fazer, pode ajudá-lo a compreender os seus hábitos de trabalho e a hora do dia em que terminar melhor o seu trabalho e que é mais produtivo.
O rastreio eficaz do seu tempo, o conhecimento dos seus hábitos tecnológicos, desde o momento em que verifica os seus e-mails até à frequência com que visita os seus websites favoritos ou redes sociais pode ter um impacto significativo no seu dia de trabalho.
Reorganizando algumas destas coisas, talvez consigas fazer mais. Acompanhar o seu tempo durante uma ou duas semanas vai ajudá-lo a ver onde passa o seu tempo e ajudá-lo a estimar melhor os seus objetivos de primeiro nível da próxima vez. Da próxima vez que lhe pedirem para repetir uma tarefa, terá uma ideia melhor do tempo que vai demorar.
Você também vai notar áreas problemáticas, onde você tende a ser menos produtivo, ou identificar algumas peculiaridades de planeamento que você pode contornar, como reuniões semanais ou compromissos, ou mesmo quando esse colega vem conversar por alguns minutos.
5) Delegue!
Uma coisa é confiar à sua equipa tarefas e projetos; Outra coisa é ter a certeza que eles terminam o trabalho e o fazem. Encontrar uma forma fiável de acompanhar os projetos da sua equipa tornará o seu trabalho mais eficiente. As ferramentas de colaboração e o software de gestão de projetos podem certamente ajudar, mas também precisa de se comprometer a usar ferramentas como esta para não desiludir os seus colegas. Mas a sua quota-parte individual também é importante a este respeito. Quanto mais atualizar e seguir os próximos passos, também ajudará os seus colegas a manterem-se no caminho certo.
6) Identifique o tempo gasto para cada tarefa:
Algumas tarefas (como responder a e-mails) são superficiais e levam pouco tempo, enquanto que outros (como a criação de novos conceitos de campanha ou a edição intensa de fotografias) podem exigir mais tempo ou "trabalho extensivo".
Ao identificar o tempo para cada tarefas, poderá fazer um planeamento de tarefas mais eficaz e produtivo.
7) Calcule a sua hora de ponto de 2 horas.
Alguns de nós são de manhã, alguns de nós são corujas noturnas. Mas o ambiente de negócios moderno nem sempre permite isso. Talvez o escritório só abra às 9 da manhã, mas o seu pico é das 5:00 às 7:00. Pessoalmente, encontro altos níveis de energia quando a maioria das pessoas ainda está a dormir, entre as 6:00 e as 8:00, e depois das 21:00 e as 23:00.
Muitas vezes, tiro voluntariamente parte desse tempo nas tarefas mais difíceis e mais demoradas ou deixo tarefas menos estratégicas durante horas quando não sou tão produtivo. Sugere-se que encontre pelo menos duas horas por dia para mergulhar no trabalho estratégico mais difícil e deixar as outras horas para reuniões ou tarefas menos urgentes.
Este hábito saudável de me levantar cedo comecei-o quendo li o livro “o milagre da manha”. Mudou a minha vida eu que era uma dorminhoca que deixava o alarme do telemóvel tocar dez vezes antes de me levantar!
Nunca mais me levantei maldisposta desde que tenho este hábito!
Pode ler o resumo deste magnifico livro “o milagre da manha” no meu blogue
8) Escolhe uma tarefa e execute-a:
É muito difícil porque às vezes os nossos projetos não duram 30 minutos ou uma hora. Isto pode levar 8 horas ou vários dias.
Qual é a resposta então?
Divida-o numa única tarefa e faça isto até estar concluído.
Mas quanto tempo isto deve durar? E o que é razoável? Acho que a maioria dos nossos dias são divididos em segmentos de hora a hora. Que na verdade são 45 a 50 minutos. Temos reuniões que começam a horas ou temos uma hora de almoço ou planeamos uma chamada para uma hora. Trabalhar regularmente durante 45 minutos numa coisa faz sentido, mas é muito difícil.
A técnica de Pomodoro sugere blocos de tempo de 25 minutos, com intervalos curtos de 5 minutos, seguidos de intervalos mais longos mais tarde.
Pomodoro ajuda-o a eliminar interrupções e ajuda-o a estimar quanto tempo uma determinada tarefa lhe levará.
9) Desocupe!
Sabia que o seu ambiente físico tem impacto no seu trabalho?
Mas pode controlar o seu espaço de trabalho. Isto ajuda-te a ser mais produtivo quando não tens de caçar e bisbilhotar o que falta. Vais poupar tempo ao não fazer isso. Também terá mais clareza e foco nas suas tarefas. Veja mais dicas aqui.
Pode ler o resumo livro de Marie Kondo no meu blogue que te ajuda a fazer isso:
Resumo do livro “Arrume a sua casa, arrume a sua vida” de Marie Kondo.
10) Encontre tempo para fazer exercícios físico:
Tente arranjar tempo para andar pelo menos uma vez por dia. Pode ser em torno do parque de estacionamento, na rua ou no parque, e é mais refrescante do que qualquer coisa nas redes sociais.
Não se trata de ficar em forma ou perder peso, não é sobre coisas más. Mas o exercício pode ajudá-lo a ser mais produtivo porque aumenta o seu estado de alerta. Como aumenta a circulação sanguínea e a saúde cardiovascular, estará menos ansioso, mais focado e mais capaz de gerir o stress.
11) Pare e pense:
Quando se é responsável pelo lançamento de vários projetos, é preciso recuar e ver o que funciona, o que não funciona, o que precisa de ser priorizado e o que precisa de ser alterado. Construir a tempo de rever não é uma perda de tempo, mas otimiza o seu trabalho para o futuro.
12) Siga a regra das 12 pizzas para reuniões:
A regra das 2 pizzas significa que a equipa deve ser pequena o suficiente para poder alimentar-se com apenas 2 pizzas, por isso ser composta por apenas 4 e 8 pessoas porque sabemos como é: são sempre as mesmas pessoas que falam e os silenciadores permanecerão em silêncio.
Assim, coloque pequenas equipas capazes de velocidade e totalmente responsáveis em vez de plateia de 50 pessoas onde ninguém se entende.
13) Agrupe conjuntos de tarefas semelhantes:
Quando alternamos entre tarefas, naturalmente criamos atrito. Começa e pare. Todos estes pequenos momentos somam-se e quebram a nossa concentração. Depois estamos distraídos e esquecemo-nos porque é que estávamos a olhar para algo. Mas a forma de reduzir a transição de uma tarefa para outra é agrupar tarefas semelhantes. Não responda a um único e-mail, e depois siga em frente. Responda a todos e não volte até várias horas depois. Ou agrupe todos os seus e-mails juntos.
14) Pare de fazer multitarefas:
Porque a mudança nos cansa mais. É preciso energia cerebral para mudar e mudar tantas vezes. Não somos mais produtivos, estamos a arranhar a superfície das coisas.
Se não sabe fazer uma tarefa, não invente. Delegue mesmo se precisa de pagar.
15) Peça ajuda em conteúdos que não entende:
Se não gosta de pedir ajuda em coisas que acha que deve ser capaz de fazer. Isto manifesta-se na minha vida ao demorar demasiado tempo a tentar formatar uma folha de Excel ou a criar a apresentação perfeita do PowerPoint. Em vez disso, pessoas inteligentes pedem ajuda. Já para não falar que isto pode poupar-te muito tempo a longo prazo. Sim, pode ser difícil no início passar alguns minutos extra aqui e ali a ver um vídeo ou a chamar uma linha de ajuda, mas no final, isso vai ajudá-lo a ser mais eficiente nestas tarefas.
16) Encontre um mentor:
Encontre alguém em quem confias que te apoie e que não te lute pelo teu fracasso. Precisa de um encorajador. Este pode ser o seu supervisor, mas provavelmente é um colega de trabalho que pode ajudá-lo a manter-se no caminho certo. E talvez possa ajudá-los também.
17) Obtenha mais luz do sol:
De acordo com estudos recentes de produtividade, irá aumentar a sua produtividade e alerta com mais luz natural. Por que acha que o escritório com janelas é tão procurado? Isto também afeta o tempo do relógio circadiano, que depois tem um impacto no seu estado de vigília e fadiga.
Ame o que faz!
Se não gosta minimamente o que faz, vai ser profundamente infeliz e vai perder a motivação no seu emprego.
e nunca vai ser muito produtivo.
Se não tiver um emprego que o apaixona, tenha um hobbies ao lado que o faz feliz.
Será muito mais fácil dar sentido a sua vida!
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PEDRO SANTACRUZ (jeudi, 02 mai 2024)
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